退職の挨拶

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退職の挨拶の必要性

退職届が会社に受理されたら、顧客・取引先・お世話になった人に退職の挨拶をします。
退職すると、仕事を通じて親しくなった人との親交が途切れてしまうかもしれません。
どのようなときにまた再会してお世話になるかわからないものですし、
そのようなときに様々な情報を交換できる自分自身の人脈として大切にしておきたいものです。
昨今では幅広い人脈が能力の指標ともなり、
ビジネスマンとしての貴重な財産になりますので、
退職の挨拶は必ず行いましょう。
挨拶状は、上司に退職の挨拶状を出すのは当然として、
主には、取引先やお世話になった方に送ります。
上司に出すのは、同じ職場にいた者としての挨拶の礼儀ですし、
取引先やお世話になった方に贈るのは、
退職後もお世話になることがあるかもしれないためです。
すでに挨拶をすませた場合でも、書面を送ることで丁寧さが増しますし、
直接会ったり、電話して挨拶するほどではない、
以前に取引をしていたが最近は疎遠になっていた相手などの場合では、
関係が改善するきっかけになったり、
会社を離れたお付き合いやビジネスのチャンスが生まれることもあります。
挨拶状は、同期入社の社員や友人には軽くメールで退職の挨拶をすればいいと思いますが、
上司や顧客など目上の人に対しては手紙で退職の挨拶状を出すのが無難です。

退職の挨拶のタイミング

写真 退職するとき、具体的な時期についてはなかなか決まらないことがあります。
業務の繁忙期における退職は避けるべきですが、それ以外の時期でも、後任の人事や体制がすぐに決まるとは限りません。
そのような場合には、退職の挨拶を行う前に必ず上司や上位上司から退職の承認を得ることが必要です。
人事に関係する情報は、とかく社員の間での憶測や噂話のネタになったり、後任をめぐっての牽制や、業務の停滞などを招くこともありますし、ひいては取引先との信用問題にかかわることもありますので、退職後の体制がきちんと決まるまで、他人へ漏らすことはさしひかえましょう。
長い会社生活の中で、以前に上司だった方など、特にお世話になった方には早めに連絡してもさしつかえありませんが、同僚や顔見知りといったレベルの社員には、会社から人事情報の開示が許可されてから行うようにしましょう。
一般的には、１週間前から全員に話すことができるという会社が多いようです。
最後の２日程度は、特にお世話になった方々に、メールだけではなく、実際に顔をあわせてお礼をいうのが円満に退職をするコツです。

退職の挨拶の前に出す退職届

退職の挨拶を行うには、「退職」そのものを会社に認めてもらう必要があります。
退社の意思は口頭で伝えても有効ですが、
きちんと意思を伝えるためには退職届や退職願いという文書を提出する必要があります。
退職届は最終的な意思通告の意味合いになり、特段の事情がなければ撤回は許されません。
退職願は労働契約を解約することを申し込むことですから、
会社側が承認するまでは撤回可能です。
会社によっては、退職届の雛形を用意している場合がありますが、
そのようなものがないときは、便箋などに手書きすることになります。
このような文書によって退職を届け出る時期は、
会社の就業規則などに定められていますが、通常は退職の１か月前などであることが多いようです。
就業規則などの規約がない場合、民法では、「予め期間を定めていない雇用の場合には、
退職を希望する２週間前までに、退職を届け出ればよい」と規定しています。
２週間前に退職希望を申し出れば会社はそれを拒否できないことになります。
一方、会社側は、労働基準法の制約により、
懲戒解雇などの場合を除いて一方的に社員を解雇することはできませんので、
退職に関しては、社員の方が会社より立場が強いことになります。

退職の挨拶まで済ませたい引継ぎ業務

退職することが決定すると、通常業務と並行して引き継ぎの業務も行わなくてはなりません。
やるべきことをリスト化し、退職日から逆算してスケジュールを立てるのが良いでしょう。
現在進んでいる仕事を片付けるための期間、
後任者に仕事の内容や進め方を伝えるのにかかる時間がかかるのか、
挨拶回りをしなければならない取引先など、細かいところまで詰めて考える必要があります。
予定外の業務や忘れていた残務整理が生じることもありますので、
スケジュールには必ず余裕を持たせましょう。
引き継ぎが終わらなかったために、転職後も前の勤務先に通うようなことが起こらないようにしましょう。
会社の都合で後任者が決まらない場合などには、退職日をずらさなければならないこともあります。
後任者への引き継ぎでは、仕事内容や進め方を詳細に伝えます。
できるだけ時間を割いて丁寧に打ち合わせ、
できれば一連の業務を後任者と一緒にやってみるほうが良い。
お互いに時間に余裕がないこともあるので、引き継ぎ業務の内容は文書化してファイルにするなどして、
後任者が無理なく仕事を進められる体制をつくるのが良いでしょう。

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