挨拶の方法と文面

退職の挨拶の方法は、メールか手紙のどちらかを選びます。
従来は手紙が一般的でしたが、昨今ではメールで挨拶を送る場合も多いようです。
しかし、手紙はやはりあらたまったものになりますので、挨拶の「格」としては上になります。
ただし、手書きにしろ印刷にしろ、郵送費などがかかりますし、相手に届くまで時間もかかります。
また、印刷するのであれば、よく練った上で文面を作成しないと訂正することはできません。
一方、メールによる退職の挨拶は手軽であり、コストもかかりません。
またすぐに相手に届きます。
ただし手軽すぎるため、送信前によくチェックしないと、
誤字や、伝えるべきでない情報を記入しているということがありますし、
適切に送信しないと個人情報の漏洩にもつながります。
ccを用いて大量にメールを送ると情報漏洩にもなる上、会社としての取引状況まで読み取れてしまい、
ビジネス上の礼儀などを欠くことになります。相手ごとに文面を変更するか、bccを使いましょう。
メールで挨拶する場合には、内容よりも、速やかに送ることが何よりもマナーになります。
特に引き継ぎなどの事務処理に影響する場合には、
退職の情報を開示して良い段階になったらなるべく早く送った方が良いでしょう。
メールと手紙のどちらを選ぶかは、それぞれの考え方によりますが、
盆暮れの挨拶や届け物などを欠かさないような義理堅い職場では、メールでは軽く見られてしまうかもしれません。

退職の挨拶状の文面は、基本的に通常の挨拶状と同様の構成になります。
文章のはじまりには時候の挨拶を置き、退職の理由とタイミング・在職中の厚情に関する感謝の言葉・転職先や転職月日など退職後の予定の報告・今後の変わらぬ付き合いのお願い・後任者がいる場合はその紹介を記し、
最後に、相手の幸せを祈る言葉と自宅や転職先などの連絡先などで締めます。自分らしい誠心誠意の伝わる文面で、退職や転職にともなう気持ちや決意などを伝えるのが良いでしょう。
退職の理由は、結婚・出産などの慶事以外は「一身上の都合」という表現ですませても失礼にはなりません。
定年退職で再就職する場合などには「第二の職場を得て」というようなぼかした表現でもさしつかえありません。
定年退職の挨拶状は寂しくなりがちなので、あまり深刻な文面にならないように注意して、
退職後の生活設計も述べるなど現役としての気構えを見せるのがよいでしょう。
「私」や自分の名前は行末に、相手や目上の人に関する言葉はできるだけ行の上に配置し、
２行にまたがらないようにしましょう。
退職の挨拶状の文面は無理にかしこまる必要はありません。
むしろ、気をつけないと、とかく堅い文面になりがちで、形式ばった印象を与えてしまう場合もあります。
「今後は思う存分に趣味のゴルフに打ち込んでいきます。ぜひ今度ご一緒しましょう！」「退職後はしばらく休んで、好きな国内旅行をのんびり楽しみます」などとビジネス以外の趣味などの話題にもひとことふれることで人柄がしのばれ、親しい印象を相手に与えることができます。
退職の挨拶状は封書ではなく、通常は葉書を用います。